Datenschutz in Auswahlverfahren: worüber sich Ihr Unternehmen im Klaren sein sollte
Da ein Unternehmen einen Lebenslauf erhält oder ein Angebot veröffentlicht, verarbeitet bereits personenbezogene Daten, es gilt also von Anfang an die DSGVO. In dieser Phase, Es besteht keine Notwendigkeit, um Zustimmung zu bitten, da die Behandlung auf vorvertraglichen Maßnahmen beruht (Kunst. 6.1.b RGPD), nämlich, bei der Beurteilung einer möglichen Einstellung.
Auch so, Das Unternehmen muss den Bewerber über die Verarbeitung seiner Daten informieren und nachweisen können, dass es dies getan hat.. Neben, ist für die Sicherung der Lebensläufe und der erhaltenen Informationen verantwortlich. Sein Verlust kann zu einer Rechtsverletzung führen.
Welche Daten können abgefragt werden??
In einem Auswahlverfahren geht nicht alles. Die Daten müssen ausreichend sein, relevant und auf das Notwendige beschränkt.
Ein klares Beispiel sind Vorstrafen.. Im Allgemeinen, kann nicht verlangt werden, es sei denn, es gibt eine Regel, die dies in bestimmten Fällen zulässt. Das Anfordern solcher Informationen ohne gesetzliche Genehmigung verstößt gegen Datenschutzbestimmungen.
Neben, Es handelt sich nicht nur um personenbezogene Daten, die der Kandidat bereitstellt. So sind die interne Beurteilungen was das Unternehmen während des Prozesses tut (Eindrücke, Partituren, usw.), Daher müssen sie mit Transparenz und unter Achtung der Rechte der Person behandelt werden..
Informationsüberprüfung: Seien Sie vorsichtig mit den Grenzen
Es ist üblich, Erfahrung oder berufliche Laufbahn nachweisen zu wollen, aber es gibt klare Einschränkungen.
- Das Unternehmen Sie können den Arbeitslebensbericht nicht direkt erhalten.
- Die Zustimmung des Kandidaten ist nicht gültig in diesem Zusammenhang.
- Es kann ein berechtigtes Interesse an der Überprüfung der Angaben bestehen, aber stets unter Beachtung des Minimierungsprinzips.
Dies bedeutet, dass keine übermäßigen oder für die Stelle nicht erforderlichen Daten angefordert werden sollten..
Soziale Netzwerke: eingeschränkter Zugang
Die Nutzung sozialer Netzwerke bei der Auswahl ist ein heikler Bereich.
Der Zugriff auf Profile kann nur dann gerechtfertigt sein, wenn eine Rechtsgrundlage vorliegt und die Informationen mit beruflichen Zwecken verknüpft sind.
Neben, Es kommt relativ häufig vor, dass Unternehmen Profile auf LinkedIn oder anderen sozialen Netzwerken entdecken, in denen eine Person weiterhin angibt, für das Unternehmen zu arbeiten, obwohl sie eigentlich nicht mehr Teil des Unternehmens ist.. In diesen Fällen, Das Unternehmen kann die Person kontaktieren, um die Aktualisierung oder Löschung dieser Informationen zu beantragen, insbesondere wenn dies zu Verwirrung bei Kunden oder Dritten führen könnte.
Jedoch, Dies rechtfertigt weder eine umfassende Überwachung persönlicher Profile noch ermöglicht es den Zugriff auf private Informationen.. Die Überprüfung sollte begrenzt sein, in jedem Fall, auf öffentliche Informationen im Zusammenhang mit dem Berufsfeld.
Auf jeden Fall:
- Sie können keinen Zugriff auf private Profile anfordern.
- Um vertrauliche Informationen zu erhalten, können keine indirekten Mittel eingesetzt werden.
- Der Kandidat kann nicht um Auskunft über Dritte gebeten werden..
Interviews: man kann nicht alles fragen
Während der Interviews, Die Tatsache, dass eine Person antwortet, bedeutet nicht, dass sie der Verarbeitung ihrer Daten zustimmt..
Besonders sensible Daten sollten nicht verarbeitet werden (als Ideologie, Religion oder Gewerkschaftszugehörigkeit) wenn keine ausreichende Rechtsgrundlage vorliegt. Neben, Das Stellen von Fragen, die nichts mit der Position zu tun haben, kann als diskriminierend angesehen werden.
- Aufzeichnung von Online-Interviews
Es kommt immer häufiger vor, dass Interviews per Videoanruf durchgeführt werden und Unternehmen diese aufzeichnen möchten, zum Beispiel, um später Bewerbungen zu prüfen oder Bewertungen innerhalb des Auswahlteams auszutauschen.
In diesen Fällen, Die Aufnahme sollte nicht verdeckt erfolgen. Der Kandidat muss vorab darüber informiert werden, dass das Interview aufgezeichnet wird., sowie den Zweck dieser Aufzeichnung und die voraussichtliche Aufbewahrungsdauer.
Neben, Dabei ist zu berücksichtigen, dass bei dieser Art der Aufzeichnung personenbezogene Daten wie Sprache und Bild verarbeitet werden.. Daher, Es lohnt sich zu analysieren, ob die Aufzeichnung wirklich notwendig ist oder ob der Prozess lediglich durch interne Notizen oder Bewertungen durch die Interviewmitarbeiter durchgeführt werden kann..
In der Praxis, Wenn ein Kandidat erklärt, dass er keine Aufzeichnung wünscht, Es empfiehlt sich, Alternativen zu prüfen, insbesondere dann, wenn die Aufnahme für den Auswahlprozess nicht wesentlich ist. Es ist auch wichtig zu vermeiden, dass diese Aufnahmen für andere Zwecke als die Personalauswahl selbst wiederverwendet werden.. Daher, in vielen Fällen, Informieren Sie den Kandidaten am besten vorab und holen Sie sein Einverständnis ein, bevor Sie mit der Aufnahme beginnen..
Bewerbung für das Berufsleben: eine besonders sensible Praxis
Die Anfrage nach Arbeitsleben ist eine Praxis, die aus datenschutzrechtlicher Sicht viele Zweifel aufkommen lässt. Obwohl es kein absolutes Verbot gibt, Sie kann auch in keinem Auswahlverfahren wahllos oder automatisch angefordert werden..
Das Hauptproblem besteht darin, dass das Arbeitsleben mehr Informationen enthält, als für die Bewertung einer Kandidatur erforderlich sind., da es Ihnen ermöglicht, vollständige Beschäftigungsdaten der Person zu erfahren, einschließlich früherer Unternehmen, Zeiten der Inaktivität oder Informationen, die nicht mit der angebotenen Stelle in Zusammenhang stehen.
Daher, Der DSGVO-Datenminimierungsgrundsatz sollte angewendet werden. Das bedeutet, dass sich das Unternehmen fragen muss, ob es wirklich Zugang zu all diesen Informationen benötigt oder ob es die Berufserfahrung auf andere, weniger invasive Weise überprüfen kann..
Neben, Eine Bewerbung für das Berufsleben in der Anfangsphase des Prozesses ist nicht dasselbe wie eine Bewerbung, wenn der Kandidat bereits ausgewählt wurde und sich in der Gründungsphase befindet.. Je weiter fortgeschritten der Vertrag ist und desto gerechtfertigter ist die Überprüfung bestimmter Daten, desto größer könnte die Legitimität des Unternehmens sein.
Auf jeden Fall, Was empfohlen wird, ist:
- Beschränken Sie die Anfrage nur auf begründete Fälle.
- Informieren Sie den Kandidaten im Voraus.
- Vermeiden Sie es, mehr Informationen anzufordern als nötig.
- Bewerten Sie weniger aufdringliche Alternativen zum Nachweis von Erfahrung oder beruflicher Laufbahn.
in Summe
Auswahlprozesse erfordern vom ersten Moment an die Verarbeitung personenbezogener Daten, aber stets unter Beachtung der Grundsätze des RGPD. Soziale Netzwerke, Vorstellungsgespräche, Aufzeichnungen oder Anfragen nach Beschäftigungsinformationen sind gängige Praxis, wenn auch nicht unbegrenzt.
Der Schlüssel besteht darin, nur die erforderlichen Daten anzufordern, Handeln Sie transparent und gewährleisten Sie die Rechte der Kandidaten.
Fuente: Vadillo-Berater
